“Making of” da análise sobre o perfil etário dos funcionários da Administração Indireta

Para dar transparência ao caminho feito até as tabelas do post anterior e para inspirar outras análises, é interessante compartilhar e registrar aqui os passos necessários para se construir o breve estudo sobre a faixa etária dos funcionários das maiores empresas da Prefeitura de São Paulo.
Em primeiro lugar, baixamos a base “Folhas de Pagamentos: Valores.zip” desta página do Portal da Transparência (a base está no pé da página).
Ao descompactar o arquivo, você verá a planilha com alguns números e textos. As duas primeiras colunas trazem, respectivamente, o ano (14 é 2014; logo 15 é 2015) e o mês.
Na terceira coluna está um código que representa a entidade da Administração Indireta em questão.  O número 2;  por exemplo, é a COHAB; o 3 representa a PRODAM. Como sabemos isso? É que existe uma tabela que relaciona o número à empresa. Essa tabela (“Entes: Listas.csv”)pode ser baixada na mesma página do Portal da Transparência citada acima.

Pois bem, depois de abrir a planilha, nós criamos uma outra planilha, com cinco abas: uma para cada um dos seguintes entes da Administração Indireta: CET, SPTrans, PRODAM, SPTuris e COHAB. Essas cinco foram as selecionadas porque são as que contam com maior número de funcionários.
Isto feito, vamos ao ponto importante: definir a idade de cada funcionário. Bem, isso foi possível porque na base de dados está a data do nascimento de cada um(a).
No entanto, havia um problema: precisávamos definir um dia para que pudéssemos dizer que, naquela data, a idade das pessoas era “x”.
De maneira a facilitar a operação, definimos 31 de dezembro de 2014. Assim, a operação seria simples: 2014 menos ano de nascimento (2014-1970, por exemplo, resulta em 44 anos).
Sim, mas como transformar a data de nascimento em ano de nascimento? Bem, aí bastou usar uma funcionalidade do Excel: “texto para colunas” (acessível na aba “Dados”).  Selecionando a coluna desejada (as datas de nascimento), clicamos em “texto para colunas”. Na janela que se abre, selecionamos “Delimitado” e clicamos em avançar. Ali, selecionamos “outros” e escrevemos a barra usada para separar dia, mês e ano (esta aqui: /). Bingo: a planilha transformará a coluna com a data de nascimento em três colunas, sendo a última apenas o ano.
Com os dados desta última coluna é que teremos como saber a idade dos funcionários.
Mas e como fazer 2014 menos todos aqueles anos? Um a um? Claro que não. Existe uma funcionalidade simples, o caracter $, que pode ser usada para se fazer uma mesma operação em toda a coluna
Funciona assim: você escreve 2014 em alguma coluna em branco. Digamos: J1. Então, basta fazer o ano de nascimento do primeiro funcionário menos J1. Escolha uma outra coluna em branco  e escreva a fórmula. Supondo que a primeira célula em que se veja o ano de nascimento seja D1, temos o seguinte:
= J1-D1 (ou seja: 2014 menos o ano de nascimento)
OK, mas como fazer para que todas as células daquela coluna façam a conta “-J1”?
Basta colocar o $ entre o J e o 1. A fórmula ficará assim:
= J$1-D1
E agora, basta clicar duas vezes na esquina inferior direita desta célula. Pronto! Todas as células daquela coluna fará a operação de “2014 menos…”
E foi assim que chegamos à idade de cada um dos funcionários da Administração Indireta da Prefeitura de São Paulo.
 
Histograma
Com os dados organizados, foi a vez de preparar a planilha para a análise de dados. Foi necessário colocar, em uma coluna, as idades e, em outra, os valores limites de faixa etária (seguimos a metodologia do IBGE: de 25 a 34; de 35 a 44 etc).
A maior parte das versões Excel instaladas nos computadores não traz a ferramenta “análise de dados”, então provavelmente você terá que instalá-la.
Isto feito, selecionamos as duas colunas de dados e clicamos em “Análise de Dados”. Na janelinha que se abre, buscamos “Histograma”.
Pronto: o programa nos informa quantas ocorrências aparecem para cada faixa etária.
Não, ninguém disse que é fácil fazer análise de dados, fazer controle social. Mas quando você começa a tomar gosto pela coisa, você acha até divertido. É um trabalho um pouco de detetive: você começa a descobrir coisas que estão escondidas.
Esperamos que estes textos inspirem novas análises e construções de conhecimento para que possamos ter uma Administração Pública cadê vez melhor.

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